Incluso la persona más dedicada y organizada en algún momento posterga cosas. Si bien un retraso ocasional en la acción no siempre conducirá al caos, la procrastinación puede ser una “bestia malvada” si se le permite tomar las decisiones, asegura Jo Anne Preston, autora del libro Cómo liderar el camino en cinco minutos al día: generando un alto rendimiento en uno mismo.

“La culpa y la vergüenza pueden surgir por no empezar con las cosas o por encararlas en el último momento”, dice. “Una persona puede disponer de seis horas para trabajar en algo y pasar cinco horas preocupándote por esa tarea pendiente o haciendo otra cosa, como limpiar correos electrónicos antiguos. En ese caso, ha desperdiciado energía y no tendrá la creatividad y el entusiasmo para hacer el trabajo. Cuando finalmente lo encara siente presión, lo que lo llevará a enfrentar sentimientos de fracaso y baja autoestima”.

Incompetentes narcisistas. Los jefes que llegan al poder

La clave para abordar la procrastinación es descubrir qué hay detrás. Preston dice que cuatro necesidades ocultas insatisfechas hacen posponer las cosas.

1. La necesidad de una acción rápida

Una razón para posponer un trabajo es evitar una tarea que se presenta como grande y compleja. En su lugar, es común poner el foco en algo más pequeño, como responder un correo electrónico, para obtener la dosis de dopamina que se obtiene al tachar algo de la lista de tareas pendientes.

Frente a este escenario, se puede dividir la gran tarea en partes más pequeñas, dice Preston. La especialista sugiere configurar un cronómetro y trabajar durante 30 minutos. “Una de las cosas que sabemos sobre la motivación es que en realidad sólo se necesita motivación para empezar”, dice. “Una vez que se ha empezado, la motivación es como una rueda que ya empezó a rodar. Hay que tomar el archivo del proyecto, abrirlo y escribir las primeras ideas. Tomar las primeras medidas que lo pongan a uno en marcha”.

2. La necesidad de tener influencia

Otra necesidad insatisfecha que provoca procrastinación es la preocupación de que un trabajo no sea lo suficientemente bueno, dice Preston. “¿Qué pasa si mi trabajo no satisface las necesidades de otras personas?” ¿O qué pasa si no parezco lo suficientemente inteligente o terminan rechazando el proyecto” son preguntas que pueden surgir en ese momento. En este caso, es importante comprender el impacto positivo que puede tener una tarea. ”Esta es una barrera relacional que afecta a las personas”, dice Preston. “Una de las mejores cosas que puede hacer esa persona es llamar a un amigo y preguntarle: ‘Aquí está mi proyecto’. ¿Qué piensas sobre esto? ¿Y por dónde empezarías si lo estuvieras haciendo?’”. Obtener información de un mentor o una persona con más experiencia alimenta la motivación relacional.

3. La necesidad de encontrar “el mejor camino”

Los grandes proyectos pueden tener una innumerable cantidad de opciones para llevarlos a cabo. Saber por dónde empezar es cuestión de elegir la mejor opción. El análisis excesivo puede provocar una parálisis, que es una forma de procrastinación.

Preston sugiere reducir las opciones a dos o tres alternativas. “A partir de ahí, hay que elegir una para comenzar y avanzar hacia el logro más rápidamente. Una herramienta como un mapa mental obliga a limitar las opciones a una pregunta que se quiera responder”, dice. “Se trata de centrarse. Es como dejar que las partículas del agua se asienten, para que puedas ver claramente el objetivo hacia el que se está nadando”.

Subestimación laboral: Cuando los empleados son minimizados por sus jefes

4. La necesidad de crear orden a partir del caos

Además de encontrar la mejor manera de encarar un trabajo, algunas personas luchan por encontrar la manera “correcta”: la necesidad de asegurarse de que todo esté perfecto y se haga exactamente en el orden correcto. Esta búsqueda, sin embargo, puede generar un estancamiento.

Preston dice que se puede salir adelante dándose un tiempo para registrar todo lo que hay que hacer y luego, organizar la lista en el orden más lógico. “Poner las cosas en orden permite crear un marco para el proyecto antes de comenzar, Esa estructura va a resultar motivadora”.